Эта статья описывает, как создать доску Трелло для управления производственным процессом, чтобы максимально использовать преимущества канбан-методики – чтобы наглядно отображался ход процесса, были видны его узкие места и можно было управлять им эффективно.

Описание процесса

Для примера можно взять процесс выпуска печатной продукции, такой как брошюры и каталоги.

Процесс состоит из нескольких этапов, в которых участвуют и внутренние сотрудники, и внешние исполнители.

  1. Сначала внутренний заказчик, например, менеджеров по развитию бизнеса какого-то из подразделений, делает заявку на выпуск нового каталога
  2. Для определения стоимости заявка отправляется одному или нескольким исполнителям, которые дают предложения по стоимости и срокам.
  3. После того, как заказчик подтвердил бюджет, исполнитель начинает подготовку файлов.
  4. После того, как макет каталога готов, он передается на проверку. Специалист проверяет корректность информации в каталоге — терминология, описания, картинки, контактные данные.
  5. Исполнитель устраняет замечания и передает исправленные файлы.
  6. Электронные копии каталогов передаются контент-менеджеру, который публикует каталог на сайте.
  7. Заказывается печать бумажных каталогов.
  8. Затем организуется отправка печатных каталогов в региональные офисы.в
  9. И, наконец, формируются необходимые документы для бухгалтерии.

Создание доски Трелло

Для каждого этапа создается своя колонка (свой список в терминологии Трелло).

Кроме того, отдельные списки создаются для входящих запросов и для выполненных работ.

В итоге, получается 10 списков:

Ход процесса выпуска печатной продукции в Трелло

Единая доска разделена на отдельные картинки для удобства просмотра.

Каждая работа по выпуску брошюры или каталога будет представлена карточкой, которая будет перемещаться слева направо.

В простом варианте менеджер процесса сам оперирует карточками, передвигает их в зависимости от статуса. В варианте совместной работы все участники вносят комментарии, ставят отметки в чек-листы, перемещают карточки. Конечно, более эффективен вариант именно совместной работы – инструмент Трелло берет на себя часть работы и повышает эффективность.

Вид доски Трелло

Вот так может выглядеть эта доска в процессе работы:

Когда процесс идет равномерно, то списки имеют примерно одинаковый размер.

Неравномерный процесс

Что, если на каком-то из этапов происходит перегрузка? Это становится видно на доске по списку, выросшему непропорционально к другим.

На этой картинке видно, что на этапе переводов и верстки зависло намного больше работ, чем на других этапах. Скорее всего, скоро будут сорваны сроки, хотя пока этого не происходит, и красных отметок ещё нет.

Автоматизация

Действия над полями карточкек

В самом простом варианте доски все действия над карточками делаются вручную, это и неудобно, потому что требует дополнительных действий, и порождает ошибки, так как можно пропустить какое-то поле или заполнить его неправильно.

Поэтому действия над карточками желательно автоматизировать, в этом поможет расширение Butler. Сейчас это расширение доступно бесплатно на всех досках Трелло.

С помощью Butler можно настроить:

  • добавление участников к карточке при её создании
  • установку срока выполнения этапа при перемещении карточки в список
  • перемещение карточки в список Выполненные при установке галочки в поле даты выполнения

Учёт стоимости работ

С помощью расширения Costello можно учитывать бюджет по работам.

На доске будет показан суммарный бюджет, а в меню расширения можно посмотреть .

  • раскладку по спискам – то есть фактически распределение бюджета по этапам процесса,
  • раскладку по меткам, а значит, по любому критерию на моё усмотрение – у меня в организации бюджет выделяется по подразделениям, поэтому для меня интересно видеть разбивку затрат именно по подразделениям, для этого нужно задавать на карточках метки подразделений.

Итоги

Построенная по методике канбан доска делает процесс визуально контролируемым, показывает проблемные ситуации на ранней стадии, позволяя внести корректировки как можно раньше.

Функционал расширений Трелло открывает возможности автоматизировать обмен информацией в процессе, уменьшить число ошибок, а значит сделать процесс более эффективным.

Узнать больше

Настроенная доска Трелло

Доска находится в открытом доступе по ссылке:

Видео


Управление процессом на доске Trello
Метки:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *