Выступление Игоря Кудрина, CIO в Mindbox, об опыте применения Trello для управления процессами в компании.
Презентация интересна тем, что рассказывает именно о реальном опыте, о том, как Trello используется в качестве системы управления процессами.
Процессы могут быть внутренними, такой как найм кандидата на работу или согласование документа внутри компании. Естественно, процессы могут быть и внешними – выполнение работ по клиентскому договору.
Эффективное управление процессами означает, по сути, эффективное управление проектами или, если смотреть шире, то эффективное ведение бизнеса.
Управление процессами в Trello
Канбан с доской и карточками – хорошая метафора для процессов.
Одна канбан-доска охватывает некий процесс. Например, найм персонала или поставка оборудования.
Карточка на этой доске олицетворяет то, над чем работает процесс. Например, кандидат на найм или клиентский договор на поставку.
Списки (колонки) – этапы процесса, это может быть проверка договора юристом или подготовка коммерческого предложения для заказчика. В результате каждого этапа должен образовываться какой-то фиксируемый результат – документ, факт размещения заказа оборудованию к поставщику и так далее. У каждого списка должен быть исполнитель, это может быть как один человек, так и команда.
Собственно, дальше все просто:
По этим колоночкам карточки едут слева направо
По сути, на одной доске Трелло строит систему управления соответствующим процессом. масштабирование делается просто: несколько досок – несколько процессов.
В чем плюсы управления в Trello
Некоторые достоинства связаны с самой канбан-методикой, некоторые – с особенностями самого Трелло.
Наглядность процесса
Доска дает хорошую визуализацию состояния процесса – бросив взгляд на доску, можно сходу оценить общее состояние процесса.
Число активных карточек в списках показывает, насколько ровно идет процесс. Например, если в каком-то списке карточек намного больше, чем в других, понятно, на каком этапе возник затык.
Срок выполнения карточек – просроченные карточки (задачи), отмеченные красным, сразу бросаются в глаза. Карточки с близким сроком завершения предстоящие — желтым.
Доступность информации
На доске легко посмотреть статус своей заявки – сколько этапов прошла, что сделано по ней, какие комментарии написаны, где она сейчас и кто над ней работает.
Шаблоны
Шаблоны карточек — это сильная сторона Trello. Готовые чек-листы помогают создавать новые задачи в правильном виде для данного процесса.
Простое изменение процесса
В современном мире все быстро меняется, меняются и процессы.
Чтобы вставить этап в процесс, просто добавить колонку (список). И, наоборот, удалив колонку, исключаем этап из процесса.
Можно разделить процесс на несколько, скопировав списки на новую доску.
Самодокументирование
Доска со списками визуализирует ход процесса и делает его понятным для всех: любой сотрудник открывает доску, создает карточку по шаблону, дальше получает уведомления об изменениях по карточке или смотрит на доске.
Отпадает необходимость в многостраничных инструкциях, которые так любят в бюрократических организациях.
Узкие места
Понятно, что у любой методики или любого инструмента есть свои ограничения.
Большие и малые задачи
Большие задачи могут забить маленькие (обычные). Что здесь можно сделать:
- Разбивать большие задачи на маленькие.
- Развести большие и маленькие на разные доски, другими словами, в разные процессы.