Эта статья рассказывает, как копировать текст из PDF файлов в другие приложения с сохранением форматирования. И, желательно, бесплатно.
Когда требуется копировать текст из PDF файла? Например, при написании проектной документации мне требуется вставить технические характеристики и краткое описание оборудования из спецификаций, инструкций или каталогов в, которые стандартно идут в формате PDF, в пояснительную записку в Microsoft Word. Ещё бывает, что нужно отправить этот же текст по электронной почте или через мессенджер.
Для работы с PDF предлагаются платные инструменты Acrobat Standard и Acrobat Pro от Adobe, которые стоят примерно от 12 тыс. рублей за год. Если вносить изменения приходится часто, то оправданно будет приобрести доступ к профессиональным инструментам. Но если требуется только иногда внести небольшие правки, то имеет смысл использовать альтернативные программы и сервисы с бесплатными функциями.
Стандартные возможности
Если копировать текст из Adobe Acrobat Reader DC и затем вставить его в офисные приложения, то часто форматирование и верстка нарушаются. Это зависит и от сложности верстки, и от того, в какой программе был создан PDF файл.
Например, вот так выглядит список характеристик в Adobe Acrobat Reader DC при копировании из файла, созданного в Microsoft Word.
В этом примере сохранился и порядок текста, и даже форматирование списка (буллеты).
Но так бывает не всегда, особенно с таблицами. Adobe Acrobat Reader DC копирует таблицы как строки, и вставляются они соответственно как строки, что в Word, что в Excel:
Копирование текста другими программами
Вместо Adobe Acrobat DC Reader можно использовать сторонние программы для просмотра PDF, например, Foxit PDF Reader https://www.foxit.com/ru/pdf-reader/
Если открыть то же описание в Foxit Reader и скопировать ту же таблицу, то она вставляется в офисные программы уже в виде таблицы:
На картинке видно, что сохранена структура столбцов и строк, в отличие от родной Adobe Acrobat DC Reader.
Копирование текста через преобразованный файл
Чтобы обойти эти проблемы, можно сначала преобразовать PDF файл в офисный формат. В интернете доступно множество сайтов с преобразованием формата, при этом более распространены конвертеры в Microsoft Word, но для более сложной верстки со схемами, картинками и таблицами предпочтителен Microsoft PowerPoint.
Не все сайты конвертируют одинаково. Я пробовал несколько вариантов, и по качеству преобразования мне больше понравился smallpdf.com.
Этот сайт предлагает множество инструментов работы с PDF, включая кроме преобразования форматов и другие функции – оптимизацию размера, объединение и разделение файлов.
Полный доступ к функциям сайта платный (9 долларов в месяц), но есть и бесплатный режим – два задания в день выполняются бесплатно. Для моих целей этого достаточно.
Чтобы преобразовать PDF файл в формат презентации PowerPoint, я использую функцию PDF в PPT: загружаю на сайт PDF, скачиваю PPTX, затем открываю PPTX в настольной версии PowerPoint или загружаю в OneDrive и открываю в PowerPoint онлайн.
Другой бесплатный вариант – открыть PDF файл в LibreOffice
Заключение
В итоге, для того, чтобы переносить текстовое содержимое в другие программы в том же виде и формате, нужно использовать другие инструменты, вместо Adobe (возможно, функция копирования в бесплатной программе просмотра Adobe работает не так, как надо, из-за того, что Adobe стремится продвигать свой платный профессиональный пакет).
Если нужно скопировать небольшой объем текста или одну табличку, то лучше это делать в сторонней программе просмотре FoxIt Reader.
Если нужно скопировать большой объем содержимого, часть страницы, целую страницу или несколько страниц, то лучше преобразовать PDF в офисный формат, предпочтительно а PowerPoint (PPTX) с помощью одного из онлайн сервиса преобразования файлов, и дальше уже работать с PPTX.