Эта статья рассказывает, как отправлять электронную почту в определенное время.
Обычно мы отправляем письмо сразу после того, как написали его – нажимаем Отправить, и письмо сразу улетает адресату.
Но бывают случаи, когда нужно отправить его в другое время или даже в другой день, например:
- Письмо-напоминание о предстоящем мероприятии (вебинаре, за полчаса или за час до его начала.
- Письмо-запрос сотруднику о публикации информации на корпоративном сайте в определенный день.
- Письмо, которое написано поздно вечером, но должно быть отправлено в начале рабочего дня.
Большинство почтовых служб давно предлагают такую возможность.
Отправить письмо в определенное время в онлайн почте
Все эти почтовые сервисы предлагают в окне отправки письма дополнительную опцию с выбором времени отправки.
GMail
В веб-интерфейсе GMail надо нажать на стрелочку справа от Отправить и выбрать Запланировать отправку:
После того, как для сообщения задано время отправки, оно появляется в папке Запланированные:
Яндекс.Почта
Аналогично, в окне написания письма справа от кнопки Отправить есть специальная кнопка в виде значка Отправить позже:
Outlook.com
Почтовый сервис Microsoft также предоставляет возможность отослать емейл в любое время по выбору, для этого нужно нажать на стрелочку в правой части кнопки Отправить и выбрать Отправить позже:
Письма с запланированным временем отправки помещаются в папку Черновики.
Функция Задержка доставки в Outlook
А что предлагает для отправки почты по времени Microsoft Outlook как основной инструмент корпоративной почты?
В Outlook есть встроенная функция Задержка доставки, позволяющая отложить доставку сообщения до указанного времени.
Здесь нужно поставить галочку Не доставлять до и ввести дату со временем. Вроде всё просто, но для работы этой функции:
- компьютер должен быть включен на момент отправки,
- Outlook должен быть запущен,
- время отправки устанавливается по времени нажатия на Отправить, а не по фактическому времени отправки.
Поэтому этой функцией практически никто не пользуется. Лучше сделать это через веб-интерфейс Outlook.com.
Дополнение Boomerang for Outlook
Это дополнительный компонент, устанавливаемый для Microsoft Office (Microsoft 365) и предлагающий целый ряд новых функций.
При отправке письма появляется панель с настройками, и в разделе SendLater можно выбрать время отправки.
Функция работает на уровне сервера, и поэтому не требуется, чтобы Outlook работал во время фактической отправки.
Функции Boomerang работают для почтовых серверов GMail и Outlook.com/Microsoft 365, для остальных серверов панель Boomerang просто не появляется в окне нового письма, например, для Яндекс Почты.
Boomerang – это дополнительное ПО, которое нужно устанавливать отдельно. Сама по себе установка несложная, но требует определенных разрешений со стороны администратора в корпоративных установках. Я не смог установить Boomerang на корпоративный Outlook, так как установка дополнений заблокирована.
Кроме того, Boomerang – это платный продукт. Персональный тариф стоит $5 в месяц. Есть и бесплатный план, который подходит, скорее, для проверки работы, так как включает всего 10 писем в месяц.
