Вопрос концентрации внимания при работе над проектами всегда был непростой задачей. Теперь, с удаленной работой на самоизоляции это стало ещё сложнее. Ведь дома – сплошь отвлекающие факторы: холодильник, телевизор, книги. Всегда есть соблазн пойти и съесть что-нибудь вкусное вместо того, чтобы «добить» трудную задачу. Или посмотреть телевизор. Или почитать интересную книгу. И, конечно, домочадцы — все же тоже дома на самоизоляции.
Как же сохранять концентрацию и добиваться результатов в таких условиях?
Большинство методик управления временем (тайм-менеджмент) ориентированы на повышение эффективности, в основном, путем расстановки приоритетов задач и меньше внимания уделяют тому, как довести выбранную задачу до результата.
Но есть метод Помидора (The Pomodoro Technique, созданный Франческо Чирилло ещё в 80-е годы), посвященный именно тому, как сконцентрироваться на выполнении задачи и удерживать такую концентрацию весь рабочий день!
В этой статье:
- Зачем ещё одна статья о методе помидора
- Кратко суть метода помидора
- Чем метод помидора подошел мне
- Отвлечения и борьба с ними
- Инструменты для метода помидора
Зачем еще одна статья о методе помидора
Метод не новый, о нем написаны тысячи статей, зачем же нужна ещё одна?
Причина в том, что абсолютное большинство статей только лишь пересказывают основные принципы метода, но не рассказывают о том, как этот метод работает в реальности, какие проблемы возникают, как они решаются и так далее. Здесь я бы хотел поделиться своим опытом работы по этому методу.
Кратко суть метода помидора
Метод помидора описан в официальном видео:
Метод основан на 6 простых правилах, описанных на официальном сайте:
1. Выберите задачу для выполнения
Что-то большое, что-то маленькое, что-то, что вы откладывали в течение миллиона лет: это не имеет значения. Важно то, что это то, что заслуживает вашего полного, безраздельного внимания.
2. Установите Помидор на 25 минут
Сделайте небольшую клятву себе: я потрачу 25 минут на это задание и не буду перебивать себя. Ты можешь это сделать! В конце концов, это всего лишь 25 минут.
3. Работайте над задачей, пока не зазвонит Помидор
Погрузитесь в задание на следующие 25 минут. Если вы вдруг осознаете, что вы должны сделать что-то еще, запишите новую задачу на листе бумаги.
4. Когда Помидор зазвонит, поставьте галочку на бумаге
Поздравляем! Вы, не отвлекаясь, потратили целый Pomodoro на задание.
5. Сделайте короткий перерыв
Дышите, медитируйте, возьмите чашку кофе, совершите короткую прогулку или сделайте что-нибудь еще, расслабляющееся (то есть не связанное с работой). Ваш мозг поблагодарит вас позже.
6. Через каждые 4 помидора делайте более продолжительный перерыв
После того, как вы завершили четыре Помидора вы можете сделать более длительный перерыв. 20 минут — это хорошо. Или 30. Ваш мозг будет использовать это время для усвоения новой информации и отдыха перед следующим циклом Помидоров.
Чем метода помидора подошел мне
Четкая фокусировка на выполнении задачи
Метод стимулирует полностью погрузиться в выбранную задачу.
Можно не отвлекаться на другое дела, даже довольно срочное, потому что я понимаю, что не позже чем через полчаса я смогу им заняться — как только закончу этот помидор.
Ограниченное время на выполнение задачи
Для среднего размера задач ограничение в 25 минут помогает вовремя остановиться и не продолжать, например, шлифовать формулировки в и так уже нормальном документе.
Цикл 25/5
30-минутный цикл 25 минут работы + 5 минут короткого перерыва хорошо лег в офисную жизнь: все совещания на работе начинаются в 00 или 30 минут, поэтому удобно стыкуются с помидорным расписанием.
Короткие перерывы
Короткие перерывы помогают перевести дыхание и слегка отдохнуть. Можно пройтись по коридору (если в офисе), проветрить комнату, выйти на балкон и подышать воздухом (если дома), умыться, налить кофе, сделать короткий звонок домой.
Рекомендованных 5 минут перерыва хватает на эти простые вещи и помогает не уставать даже при выполнении сложных задач.
Важно во время короткого перерыва не продолжать работать над задачами, иначе немного позже накроет утомление, и производительность уменьшится. Мозг не рассчитан на длительную напряженную работу, и перерывы ему необходимы.
Заметил, что если следующий помидор продолжает ту же задачу, то после короткого перерыва получается посмотреть на неё немного под другим углом и быстрее найти решение.
Длинные перерывы
По методике рекомендуется делать длинный перерыв 15 минут через каждые 4 помидора, то есть через каждые 2 часа.
То есть если взять стандартные офисные часы с 9 до 18, то получается такой цикл: 2 часа работы с короткими перерывами и 15 минутный длинный перерыв и, в итоге, за день получается 16 помидоров. Правда, непонятно, когда обеденный перерыв.
Мне больше подходит делать длинный перерыв 35 минут через 6 помидоров, то есть примерно через три часа. В офисе получается так: 3 часа работы, полчаса перерыв, ещё 3 часа работы, ещё полчаса перерыв и завершающие два часа работы. Те же 16 помидоров в день.
Во время длинного перерыва можно поесть, можно выйти на улицу прогуляться. Хотя нет, сейчас прогуляться в городе нельзя. Можно позвонить друзьям или родственникам, в общем, сделать что угодно и лучше, если не связанное с работой. Мозгу надо давать отдыхать, и он отблагодарит хорошей работой.
Отвлечения и борьба с ними
Ключевой момент метода помидора – это не отвлекаться на посторонние разговоры, сообщения, запросы. Многозадачность нарушает концентрацию, достаточно отвлечься на минуту на свалившийся запрос – и вернуться обратно в «поток» займёт уже несколько минут.
Электронная почта
Лучше всего закрыть почтовый клиент. Но если в процессе работы над текущим помидором надо что-то посмотреть в почте или в почтовом же клиенте писать ответ, то можно перевести Outlook в автономный режим.
Чтобы отвечать на письма, для обработки входящих запросов выделяю один помидор через каждые 3-4. Полтора-два часа – нормальное время реакции для стандартных запросов.
А если что-то срочное, то точно позвонят.
Звонки
Со звонками труднее: отключать телефон или не реагировать на звонок нехорошо.
Можно сделать отбивку смской «Не могу говорить, перезвоню через полчаса» и затем перезвонить в следующий короткий перерыв. В большинстве случаев это оказывается простой вопрос, который может подождать один-два часа до помидора с обработкой входящих запросов.
Можно взять трубку и ответить то же самое, то есть что сейчас не могу говорить и перезвоню через полчаса.
Коллеги с вопросами
Это беда офисов, особенно открытых (open space). Многие считают нормальным подойти к сосредоточенно работающему коллеге и задать вопрос на 10-15 минут. Наушники не помогают — такие люди подходят и начинают махать руками. О какой концентрации тут говорить.
Примерно тоже самое происходит сейчас и дома.
Здесь только остаётся прямо говорить «Извини, сейчас занят над срочным делом, надо закончить в течение получаса. У тебя что-то важное и срочное? Давай через полчаса».
Конечно, возникают и обиды «ты не хочешь ответить на простой вопрос», ну а что делать? Если я соглашусь и включусь в этот вопрос, то мне придётся через 10 минут начинать делать свою задачу с начала.
Что ещё можно сделать
На самом деле, большинство вопросов повторяются изо дня в день, и они довольно простые: где скачать последнюю версию программы, где найти каталоги или документацию, где договора с клиентами, почему нет цен на такую-то продукцию и так далее.
Здесь можно сыграть «на опережение» и подготовить ответы на эти вопросы где-нибудь на корпоративном хранилище и вставить ссылку на них в подпись электронной почты. Тогда у всех, с кем я переписываюсь регулярно, эта информация уже будет в почте. А остальным достаточно отправить пустое письмо с приветствием и подписью.
Аналогичная возможность с готовыми ответами появилась в WhatsApp Business. Поэтому лучше на рабочий номер поставить именно WhatsApp Business и прописать туда ответы на повторяющиеся вопросы, тогда можно будет не напрягаясь отвечать на них.
Инструменты для метода помидора
Автор методики рекомендует использовать традиционный механический таймер из-за его простоты и наглядности.
По мне, встроенный таймер в любом смартфоне также подойдёт.
Понравился проект Pomodoro Tracker, благодаря лаконичному интерфейсу и возможностям интеграции с календарём Google, Trello, Todoist, а также оповещениям в Telegram.
Например, у меня Pomodoro Tracker автоматически подтягивает задачи из Trello и отправляет уведомления в Telegram.