Эта статья предназначена для тех, кто на работе общается по электронной почте в Microsoft Outlook и получает большое количество писем. В наши дни не редкость, когда за день приходит сто и более писем, которые надо обрабатывать.

Ситуация оказывается еще хуже, когда в дополнение к этой сотне писем приходят ненужные письма из-за того, что человека добавляют в список получателей переписки по вопросам, не имеющим к нему отношения. 

Как это происходит

Это может происходить по ошибке, например, сотрудника могут добавить в список получателей по ошибке вместо однофамильца – характерно для больших компаний, где много однофамильцев и тезок. 

Как только адрес сотрудника появился в списке получателей, всякий раз, когда кто-то отвечает на письмо через Ответить всем, адрес сотрудника автоматически подставляется в новое письмо. 

Другая причина – неправильно составленные списки рассылок: письма приходят не тем сотрудникам, сотрудники начинают писать запросы на удаление из рассылок, опять же отвечая через Ответить всем, а это порождает новый вал писем.

И ещё одна, чисто бюрократическая причина – некоторые сотрудники любят при составлении писем добавлять в адресатов максимальное количество получателей, вероятно, чтобы поднять значимость своей работы, итог тот же – почтовые ящики, заполненные ненужными письмами

Почему это плохо

Если коллеги активно ведут переписку или делают рассылки, во Входяшие постоянно падают новые и новые письма, отвлекая от нужных писем.

И если у человека и так около сотни нужных писем каждый день, то добавление нескольких десятков ненужных писем сильно мешает сосредоточиться на том, что действительно важно.

А если таких переписок не одна, как это часто бывает в больших компаниях…

Поэтому часто можно услышать или прочитать примерно такой крик души коллеги, заваленного этими рассылками:

Коллеги, прошу удалить мой адрес из этой переписки. Этот вопрос не имеет ко мне никакого отношения.

К сожалению, это обычно не срабатывает. Список адресатов переписки уже у всех в Outlook, и при нажатии Ответить всем все адреса добавляются в письмо, и всё начинается заново.

Что можно сделать для отсеивания писем

Поскольку полностью избавиться от собственно отправки писем на свой адрес возможности нет, то сотрудник может изменить настройки своего Outlook, чтобы приходящие ненужные письма были автоматически скрыты или даже удалены и тем самым не требовали внимания.

Во-первых, это правила обработки почты — всем известная функция Outlook, которую можно настроить для автоматической фильтрации таких писем.

А кроме этого, в Outlook есть специальная функция для удаления отвлекающих переписок (бесед в терминологии Outlook). То, что Microsoft сделала эту функцию стандартной, подчеркивает важность проблемы.

Правила обработки почты

Правила обработки почты хороши тем, что их можно гибко настроить на различные действия, например, самое простое действие — удалять письма с заданными темой и отправителем, но можно настроить и более интересные варианты:

  • сохранение в отдельной папке с одновременной отметкой писем как прочитанных – если в переписке содержится хоть какая-то полезная информация, которая может понадобиться в будущем
  • удаление или сохранение писем в зависимости от того, я – получатель в копии (адрес в CC) или основной получатель (адрес в To)
  • удаление или сохранение писем в зависимости от того, кто отправитель

Правда, не всем нравится заниматься настройкой этих правил, проверкой того, как они срабатывают, и в итоге эта возможность используется нечасто.

Игнорирование переписки (беседы)

А вот эта функция не требует настройки и включается очень просто:

  • нужно выбрать проблемное письмо
  • нажать небольшую кнопку Игнорировать беседу
Функция Игнорировать беседу в Microsoft Outlook
Функция Игнорировать беседу в Microsoft Outlook

И это всё! Дальше Outlook будет сам удалять все письма, относящиеся к этой беседе.

Принадлежность определяется по теме письма. Поэтому важно, чтобы у писем были осмысленные темы, например, «Согласование договора с АБВ», а не бессмыслица типа «Вопрос», «Важно» или «Срочно» .

Какой способ скрытия переписки выбрать

Для переписки, в которую меня добавили явно по ошибке, и я точно не буду заниматься этим вопросом, сразу включаю Игнорировать беседу, чтобы больше не тратить время на совершенно посторонний вопрос.

Для переписки, в которой передаётся какая-то полезная информация, которая вдруг может понадобиться в будущем (номера заказов, копии документов и т.п.), настраиваю правило обработки:

  • правило срабатывает по теме письма
  • правило переносит письмо в отдельную папку и помечает письмо как прочтённое

Узнать больше

Статья Игнорирование всех сообщений электронной почты в беседе на Microsoft

Как исключить себя из переписки Outlook

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *