Эта статья рассказывает, как эффективнее отправлять и обрабатывать электронные письма. Собранные советы помогут тратить меньше усилий и времени на работу с почтой.
Почему это важно ? Несмотря на появление новых инструментов для рабочей коммуникации, таких как Slack или Microsoft Teams, электронная почта используется очень интенсивно – многие из нас получают сто и более писем в день, и это число продолжает расти. а обработка почты отнимает все больше и больше времени.
Информативная тема письма
Многим это кажется несущественным, но правильно сформулированная тема помогает в работе. Например, по заголовку Срок поставки по заказу 1237623 или Замечания по проекту ГазСтройПромИнвест, сразу становится понятным, о чем сейчас пойдет речь. Особенно если вопрос относится не ко мне, а к кому-то из моих коллег – я понимаю, кому могу направить это письмо. В отличие от мутных Вопрос, Срочно или Прошу помочь.
А еще в Outlook есть режим показа переписки по беседам, и к одной беседе программа относит письма с одинаковой темой. Поэтому если тема письма не задана или задана бессмысленно, например, «Вопрос», то разные переписки могут смешиваться в одну, и отслеживать конкретную переписку будет сложнее.
Если пришло письмо с пустой или некорректной темой
Есть люди (и наверное, всегда будут), для которых в порядке вещей отправить письмо без темы. Слышал, что в некоторых компаниях допускается рассматривать такие письма с пониженным приоритетом.
Для коллег можно настроить автоматическое правило, которое будет отвечать получателю заранее настроенный ответ, что-то вроде «Ваше письмо не было обработано из-за неправильно указанной темы. Отправьте, пожалуйста, повторно с указанием корректной темы письма».
Такой ответ приучит коллег к тому, чтобы правильно оформлять письма. Для сотрудников компании, с которыми работаем постоянно, особенно если этикет электронной почты обговаривался ранее, такой вариант может подойти. Но не для клиентов.
Заказчикам надо отвечать, но при этом лучше исправлять тему на более правильную. Желательно задать текст, который будет потом легко найти поиском – вместо простого «добавить в заказ» можно написать «Изменение количества в заказе 727849» или «Документация этапа 2 по проекту Архангельск».
Правильное использование поля Копия (CC)
Поле Копия (оно же CC, Carbon Copy, копирка) предназначено только для информирования, поэтому подразумевает, что вопрос, заданный через это поле, необязателен к выполнению.
Многие настраивают правило в Outlook, которое автоматически перекладывает такие письма в отдельную папку, и просматривают её реже, чем Входящие, например, только раз в день.
Пересылка писем
Нередко приходит письмо такого примерно содержания:
Просьба посмотреть вопрос ниже.
А там внизу – целая переписка с вопросами, ответами, уточнениями. Вложения чаще всего теряются в таких переписках, если кто-то отвечал через «Ответить», а не «Переслать».
В итоге, получателю приходится тратить уйму времени на то, чтобы просто понять, о чём вопрос и найти исходные данные.
Если приходится пересылать письмо, то лучше сделать краткий комментарий, где собрать вместе информацию, в чём суть вопроса, какие исходные данные и что в итоге требуется. Да, это займёт пару дополнительных минут, но зато суть задачи не будет потеряна, и результат будет получен быстрее.
Использование правил Outlook
Возможности Outlook позволяют автоматически раскладывать почту по папкам, выделять цветом важные сообщения. Всё это помогает экономить время, и этими функциями надо пользоваться.
Примеры
— копирование писем «в копии», информационных рассылок в отдельную папку
— выделение цветов писем от ключевых заказчиков
Отправка письма в определенное время
Один из примеров – отправка напоминания о начале вебинара или какой-то другой трансляции за 30 минут до его начала.
Другой пример – если мне надо отправить какой-то запрос в определенное время, но в этот момент я буду находиться в отпуске, в дороге и так далее.
Слышал ещё о таком аргументе, что некоторые заказчики плохо воспринимают письма, отправленные в нерабочее время, хотя сам с таким не сталкивался.
В таких случаях можно заранее составить письмо, задать время отправки и не беспокоиться о том, чтобы информация была отправлена вовремя.
Контроль ответных писем
Как часто мы посылаем какой-то запрос, но ответа не получаем, в результате встает какой-то процесс. Причин может быть много — получатель в отпуске или командировке или не получил письмо или получил, но проигнорировал и так далее.
Поэтому хорошо бы всегда отслеживать отправленные письма на предмет того, был ли по ним получен ответ в течение ожидаемого времени.
Ручной контроль можно настроить в Outlook, автоматический – в Boomerang.
Удаление ненужных переписок
Если так получается, то меня добавляют в ненужные мне переписки, я могу игнорировать их с помощью специальной функции Outlook или автоматических правил.
